01. Propósito
El propósito de esta política es prevenir que nuestros servicios, plataformas, canales comerciales y productos sean utilizados para facilitar el blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo o cualquier otra actividad ilícita, así como garantizar el cumplimiento normativo integral en todas nuestras operaciones comerciales a nivel nacional e internacional.
02. Alcance
Esta política se aplica a todos los empleados, directivos, contratistas, agentes, distribuidores, socios comerciales y cualquier persona o entidad que actúe en nombre de HSO (en adelante, “Personal y Colaboradores”). Asimismo, se extiende a todas las relaciones comerciales con clientes, proveedores y aliados tecnológicos que intervengan en transacciones financieras con la Compañía.
03. Definiciones
- Blanqueo de capitales: el proceso mediante el cual se oculta o disimula la naturaleza, origen, ubicación, disposición o propiedad de bienes o fondos procedentes de actividades delictivas, con el fin de aparentar un origen legítimo.
- Financiación del terrorismo: la provisión, recolección o puesta a disposición de fondos o recursos económicos, directa o indirectamente, con la intención de que sean utilizados para cometer actos terroristas o apoyar a organizaciones terroristas.
- Señal de alerta (“Red Flag”): cualquier hecho, transacción o conducta que se aparta de los patrones habituales del cliente o que, por su naturaleza, cuantía, frecuencia, localización geográfica o circunstancias concurrentes, resulte sospechosa de estar vinculada al blanqueo de capitales o a la financiación del terrorismo.
04. Oficial de Cumplimiento AML
HSO designará un Oficial de Cumplimiento AML con la autoridad, independencia y recursos necesarios para supervisar la implementación y el cumplimiento efectivo de esta política. Sus responsabilidades incluyen:
- Desarrollar, actualizar y hacer cumplir controles AML/CFT razonables y proporcionales al riesgo de la actividad.
- Diseñar e impartir programas periódicos de formación AML a todo el Personal y Colaboradores.
- Supervisar las transacciones y relaciones comerciales en busca de actividades inusuales o sospechosas.
- Recibir, evaluar y, cuando proceda, realizar reportes voluntarios a autoridades competentes o presentar los formularios obligatorios aplicables, incluyendo el Formulario 8300 por recepción de efectivo superior a USD 10.000 cuando corresponda.
- Realizar auditorías internas regulares del programa AML.
- Conservar la documentación y registros exigidos por la normativa durante los plazos legales establecidos.
05. Debida Diligencia del Cliente (CDD)
Antes de establecer cualquier relación comercial que implique transacciones financieras, HSO recabará y verificará la identidad de todos los clientes, socios y proveedores. Se recopilará, como mínimo: nombre completo o razón social, dirección física, fecha de constitución o nacimiento, número de identificación fiscal (EIN o SSN) y, cuando proceda, la estructura de titularidad real hasta el beneficiario final. Cada cliente será clasificado en un nivel de riesgo (bajo, medio o alto) en función de factores como el país de domicilio, el sector de actividad, el patrón transaccional esperado y los canales de pago utilizados. Para clientes de riesgo alto se aplicará una Diligencia Debida Reforzada (EDD), que incluye la obtención de documentación adicional, la identificación del beneficiario final, la fuente de los fondos y la aprobación de la alta dirección.
06. Monitoreo continuo y reporte de actividades sospechosas
Se monitorizarán de forma continua las transacciones y la actividad de las cuentas para detectar desviaciones del perfil de riesgo asignado. Todo el Personal y Colaboradores deberá reportar de inmediato al Oficial de Cumplimiento AML cualquier operación o conducta sospechosa. Cuando proceda, HSO podrá realizar reportes voluntarios a autoridades competentes y cumplirá con las obligaciones legales aplicables, incluyendo la presentación del Formulario 8300 por recepción de efectivo superior a USD 10.000.
07. Conservación de registros
Toda la documentación relativa a la identificación de clientes, evaluaciones de riesgo, informes de sospecha y registros de transacciones se conservará durante un mínimo de cinco (5) años desde la finalización de la relación comercial, o por el plazo superior que exija la normativa aplicable. Los registros se mantendrán en formato seguro y estarán accesibles para la revisión de las autoridades reguladoras.
08. Formación y concienciación
HSO impartirá formación AML a todo el Personal y Colaboradores en el momento de su incorporación y, posteriormente, con carácter anual. La formación cubrirá las obligaciones legales, la identificación de señales de alerta y los procedimientos internos de reporte. Se realizarán campañas periódicas de sensibilización y se difundirán las actualizaciones normativas relevantes.
09. Sanciones y listas de vigilancia
HSO no establecerá relaciones comerciales ni realizará transacciones con personas o entidades incluidas en las listas de sanciones emitidas por la Office of Foreign Assets Control (OFAC), las Naciones Unidas, la Unión Europea u otros organismos sancionadores competentes. Antes de iniciar cualquier relación comercial, todos los clientes potenciales serán objeto de un cribado contra dichas listas, así como contra listas de Personas Políticamente Expuestas (PEP) y medios de comunicación adversos.
Cribado transaccional de sanciones
HSO podrá revisar comprador, partner, supplier, usuario final, destino, país, embarcación cuando sea relevante, transacción, producto y destino de exportación. HSO podrá pausar, rechazar, suspender o cancelar transacciones cuando la revisión basada en riesgo identifique preocupaciones de sanciones, control de exportaciones, desvío, uso final, fraude o cumplimiento.
10. Consecuencias del incumplimiento
El incumplimiento de esta política por parte de cualquier empleado, colaborador o socio podrá dar lugar a medidas disciplinarias, incluida la terminación de la relación laboral o contractual, y a la notificación a las autoridades competentes cuando la conducta pudiera ser constitutiva de infracción penal o administrativa. Las violaciones de la normativa AML pueden acarrear graves sanciones penales y económicas, tanto para la empresa como para los individuos implicados.
11. Revisión y actualización de la política
Esta política será revisada, como mínimo, con periodicidad anual, o de manera inmediata cuando se produzcan cambios normativos significativos. Las actualizaciones se comunicarán a todo el Personal y Colaboradores a la mayor brevedad posible.
12. Contacto
Para cualquier duda, comunicación o reporte relacionado con esta Política AML, rogamos dirigirse al Oficial de Cumplimiento AML a través de los siguientes canales:
- Correo electrónico: contact@hsopetroleum.com
- Teléfono: +1 (866) 954-5938
- Dirección postal: 204 Hays St, Batesville, Mississippi, 38606, EE. UU.